海外旅行は会社・職場に申請・届出・報告・連絡が必要?伝えるべき項目まとめ

海外旅行は会社・職場に申請・届出・報告・連絡が必要?伝えるべき項目まとめ

海外旅行に行く時、働いている方にとって最初の試練となるのが、会社・職場への申請や届出、報告、連絡ですよね!ただ、そもそも「会社や職場に伝える必要はあるの?」と思ったことはありませんか?ここでは海外旅行で会社・職場への申請・届出・報告・連絡が必要なのかどうかについて解説をします!

海外旅行は会社・職場に申請・届出・報告・連絡が必要?

どうも!真面目系クズ旅人こと、チキンジャーニーのハルです!笑

海外旅行をする時、正直に言うとあまり会社や職場には伝えたくないですよね!

ただ、働いている以上は休みを取得する必要があるため、どうしても伝えなくてはなりません。働く企業戦士によっては、それが試練のように思えるかも。その現状もまた日本らしい感覚です。

結論を先に言うと、会社・職場への申請や届出、報告・連絡は必須だと思います。あくまでも僕個人の意見ですが、無断で海外旅行に行ける図太い神経を持った人は日本にいないはずです。

そもそも何も伝えずに海外旅行に行ったとなれば、解雇されてもおかしくありません!無断欠勤ならまだしも無断旅行なんて言語道断!社会人としての信用や信頼を失う可能性すらあるかも!笑

まず、海外旅行に行く際には、上司など目上の人に必ず伝えておきましょう。もしくは、総務や事務などに報告しておくというのもありです。

海外旅行の申請・届出・報告・連絡の方法

海外旅行の申請や届出、報告、連絡に関してはこれと言って決まっている方法がないのが現状です。

会社・職場によっては海外渡航に関する書類の提出が義務となっているところもあり、そういうところでは書類のテンプレも用意されているかもしれません。テンプレがある場合は、必要事項を記入して総務なり事務なりに提出しておきましょう!

そこまで細かな情報が求められるということはありませんので、あくまでも軽くで良いので伝えておくと良いです。

口頭で伝えるという方もいますが、口頭の場合は後々「言った言わない」とトラブルになることもあるので、必ず書面で伝えておくことをおすすめします。

なお、海外旅行による休暇を伝える場合には、出発する日の1か月前には伝えておくのが普通です。

会社や職場としても仕事のスケジュールがあるため、いくら個人の旅行だとしても伝えてもらっておかないと仕事に支障が出ることもあるかもしれません。万全を期すなら、数か月前から伝えておくと安心かもしれませんね。

海外渡航に関する書類でよくある項目

会社や職場によっては海外渡航に関する書類の提出が求められるところもあります。もちろんそれぞれによって変わってくるので一概には言えませんが、どのような項目を伝えておくべきなのでしょうか?

ここからはあらかじめ伝えておくべき項目について紹介します。この限りではないものの、最低限伝えておくべきことを紹介するので、休みを取得する際の参考にしていただけると幸いです。

1.渡航者

渡航する人については、必ず伝えることが必要です。そもそも渡航する人が誰なのかわからなければ、許可が下りることもないかもしれません!

渡航者に関しては自分だけということもありますが、場合によっては会社や職場の仲間と行くかもしれません。上司や部下、同僚だと社員旅行となるわけですが、一部のメンバーだけで行く場合は、同行者の情報も伝えておくと良いです。

その他、家族と行く場合なども伝えておくと良いかもしれませんね。

2.渡航先

休みを取った社員がどこに行ったのかというのは、会社や職場も把握しておきたいです。近年はテロやデモ、クーデターも頻発していますし、その他に危険な目に遭わないということもありません。渡航先によっては会社・職場から「やめておきなさい」と拒否されることもあるかもしれません。

もちろん、単なる観光であれば許可されることが多いですが、治安が悪いところや危険な地域に行く場合は注意してください!

なお、渡航先によっては感染症などの病気にかかることもあるかもしれません。会社・職場としても感染症を蔓延させるわけにはいきませんので、渡航先については事前に伝えるべき項目になっていることもあります。

単純に安心や安全のために渡航先を伝えておくというのが良いと思います。

3.渡航の目的

ほとんどの場合は観光だと思いますが、渡航目的なども伝えておくと良いですね!

場合によっては外国にいる友人や友達に会いに行ったり、外国に住んでいる家族に会いに行ったりするかもしれません。仕事で海外渡航が命じられた時には、区分としては休みとならないので、基本的には旅行ということで受理されることが多いです。

会社や職場も社員の動向については知っておきたいので、渡航目的を知りたがる場合もあります。聞かれた場合は、素直に答えておくことをおすすめします。

4.渡航の日数・期間

仕事を休むことになるわけなので、当然ですが渡航の日数や期間については伝えておくことが必須です。

何月何日の何時に出国し、何月何日の何時に帰国するのかという予定を伝えておくと良いです。すでに航空券を予約・購入している場合は、詳細なフライトスケジュールもわかっているはずなので、そちらを伝えておきましょう。航空券のバウチャーなどを印刷して提出しておくと、なお良いですね。

ただ、ここで注意しておきたいのが時差です。国ごとに時間が異なり、渡航する国によっては数時間ほどのズレがあります。そうなると、出国・帰国の際に時間がズレが生じ、勘違いされてしまう原因となります。

日付で伝えておくのはもちろん、「○日間」「○週間」という期間・日数で伝えておくのも良いでしょう!

5.休暇区分

会社や職場というのは、取得する休暇によって区分が設定されていることもあります。

年次有給休暇を消費して海外旅行するのか、はたまた有給休暇以外で休暇を取得したいのかなどなど、休暇区分を伝えることも必要となってくるでしょう!

企業に属して働いている人は有給休暇もそれぞれ10日~20日ほどあるため、場合によっては給料が発生した状態で海外旅行を楽しむこともできたりします。

もちろん、有給休暇を海外旅行で使うのは気が引けるという人もいるかもしれませんが、これは労働者に与えられた権利なので気兼ねなく消費しましょう。会社や職場も有給休暇の使用目的を制限するということは原則としてできません。

6.緊急連絡先

万が一、海外旅行先で怪我や病気になってしまった時など、トラブルがあった時には連絡先が必要となります。

自分自身に何かあった場合はもちろんですが、同行者がいる場合にも何か問題が発生すると大変です。そんな時、会社や職場に緊急連絡先を伝えておくとスムーズに対応できるかもしれません。

社員が危険な目に遭っている場合、それを守るのも会社・職場の役目です。だからこそ、緊急連絡先もいざという時のために伝えておくと良いでしょう。

知らせないとどうなる?

海外旅行で休みを取得する場合は気が引けるという方がいますが、原則としては会社や職場がそれを拒否するということはできません。

そのため、逆に何も伝えずに渡航してしまうと、それこそ多大なる迷惑をかけてしまうことがあります。そもそも常識があれば誰かしらには伝えていくはずなので、ここはどうこう言えることでもありません!

ただ、場合によっては無断で渡航すると会社のルールやマナーに抵触する可能性もあります。それぞれの職場ごとにルールやマナーを取り決めていることもあるので、自分が働いている場所ごとに海外渡航に関する書類の確認が重要です。

当然ですが隠れて海外旅行に行っていたということを理由に、クビにするということはできません。それは不当解雇に当たるでしょう。ただ、場合によっては企業の運営や経営に大きな打撃を与えるという可能性もあります。会社や職場で主要な業務に携わっている方は、なかなか休めないのが現状です!

その他、可能性としては社内評価に響くことがあるかもしれません。やはり休みも取らずに働く社員と休んで海外旅行に行く社員とでは、会社・職場に与える印象も違います。海外旅行に行ったことを理由に降格や減給をすることはできませんが、少なくとも人事査定に響く可能性があることは頭に入れておきたいです。

もちろん、基本的にはしっかり伝えてから渡航すればまったく何も問題はないので、正直に「海外旅行に行ってきます!」と伝えて飛び立ちましょう。その方が心置きなく旅行を満喫できるのではないでしょうか?

まとめ

海外旅行では必ずしも会社や職場に伝えなくてはならないということはありません。ただ、下種の勘繰りをされるよりは、正直に申請・届出・報告・連絡をしておく方が、気兼ねなく旅行を楽しめるはずです!

何より休むということは、少なくとも会社や職場に迷惑をかけるわけですから、伝えておくべき情報は伝えておくのが筋というものではないでしょうか。もちろん、宿泊先のホテルや訪れる観光地、スポットなどまで伝える必要はないはずです。ただ、基本的な情報だけは伝えておくと安心ですね!

ここで紹介した海外旅行を会社・職場に伝えるかどうかについて一度考えてみて、各自で判断してみてくださいね。余計なトラブルや問題を避けるためにも、僕としては伝えるのが必須だと言いたいです。

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